Email là nền tảng liên lạc điện tử cực kỳ phổ biến nhờ vào tính tiện lợi, nhanh chóng,… góp phần lớn cho việc liên lạc của nhiều người trên toàn thế giới. Chắc chắn bạn đã từng ít nhất một lần nghe thấy người khác hỏi bạn về địa chỉ email. Nếu bạn chưa biết địa chỉ email là gì, cách tìm kiếm và tạo địa chỉ này ra sao,… Hãy cùng Vietnix tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Gửi lời chào và nêu lý do viết Email
Lời chào mở đầu phụ thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận. Sử dụng các biểu thức như “Chào bạn,” hoặc “Hi Ana,” tùy thuộc vào mối quan hệ. Đối với trường hợp lịch sự, hãy sử dụng “Kính gửi” kèm theo danh xưng. Nêu rõ lý do bạn viết email để người nhận hiểu ngay từ đầu.
Tùy thuộc vào mục đích của email, hãy trình bày nội dung một cách rõ ràng và cụ thể. Sử dụng cấu trúc 3 phần: mở đầu, thân thư, và kết thúc. Mở đầu nên tóm gọn vấn đề, thân thư trình bày chi tiết, và kết thúc nên đề cập đến yêu cầu hoặc đề nghị phản hồi từ người nhận.
Cách để có một địa chỉ email uy tín
Ai cũng muốn tạo ra một địa chỉ email uy tín để phục vụ, hỗ trợ cho công việc thường ngày của mình tốt hơn. Bởi lẽ có khá nhiều doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức,… dựa theo địa chỉ email để xác định tính uy tín, chuyên nghiệp của người dùng trước khi hợp tác – làm việc.
Do đó, bạn hãy áp dụng những tips như sau để tạo ra một địa chỉ email đầy uy tín:
Đăng ký Email Doanh Nghiệp sử dụng tên miền riêng cho email sẽ giúp bạn tạo ra một địa chỉ email khi sử dụng, giao lưu, trao đổi thông tin đối với nhiều tổ chức, doanh nghiệp và công ty mà mình hợp tác. Ví dụ một cách dễ hiểu, đó chính là: [email protected] thay vì @gmail.com.
Ngoài tên miền, bạn cũng nên tránh sử dụng những nickname và số thứ tự trong địa chỉ email của mình. Bởi lẽ việc dùng tên thật một cách đơn giản sẽ khiến địa chỉ cá nhân thư điện trông gọn gàng hơn hẳn. Đồng thời khi đối tác tìm kiếm email của bạn để trả lời cũng trở nên thật tiện lợi và nhanh chóng.
Việc tạo địa chỉ đặc biệt cũng giúp ích không nhỏ cho việc tìm ra lời giải đáp chính xác đối với những băn khoăn như: Tìm địa chỉ email là gì, nhập địa chỉ email là gì,… Tốt nhất hãy sử dụng một địa chỉ email đặc biệt để khách hàng, đối tác có thể liên hệ với bạn thông qua website chính. Nhờ đó việc check email của công ty cũng từ đó mà linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết.
Đăng nhập Email trên điện thoại
Bước 1: Bạn vào ứng dụng Gmail và chọn biểu tượng Avatar.
Bước 2: Bạn chọn Thêm tài khoản vào thiết bị.
Bước 3: Bạn nhập Email, mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.
Bước 1: Bạn đăng nhập vào Email theo đường link
Bước 2: Bạn nhập địa chỉ Email hoặc số điện thoại bạn đã đăng ký và chọn Tiếp theo.
Bước 3: Bạn nhập mật khẩu của tài khoản và chọn Tiếp theo.
Sắp xếp Email theo tag và màu sắc
Sắp xếp Email giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh tình trạng thất lạc. Thêm các tag và sắp xếp theo màu sắc cho từng nội dung và mục đích của Email.
Kiểm tra lại Email trước khi gửi
Trước khi bấm nút gửi, hãy kiểm tra cẩn thận các thông tin quan trọng như địa chỉ người nhận, nội dung thư, chính tả, và tệp đính kèm. Điều này giúp tạo sự chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tích cực.
Thường xuyên kiểm tra Spam mailbox
Kiểm tra thường xuyên mục thư rác để đảm bảo không bỏ lỡ những thư quan trọng bị tự động chuyển vào đó.
Ưu – nhược điểm riêng biệt của địa chỉ email
Nhằm giúp bạn đọc có cái nhìn thực sự khách quan trước khi tạo ra một địa chỉ email dành cho riêng mình để sử dụng. Chúng tôi đã xét trên nhiều khía cạnh và tổng hợp ra những ưu – nhược điểm của email như sau:
Giúp tiết kiệm thời gian vì quá trình trao đổi thông tin chỉ diễn ra trong vài phút hoặc vài giây.
Giúp tiết kiệm chi phí xuống mức tối đa.
Gửi được nhiều dạng thông tin như hình ảnh, video, âm thanh,…
Có tính bảo mật cao với mật khẩu cá nhân riêng biệt.
Khả năng chứa virus với email từ những người lạ mặt, không quen biết.
Nhiều tin nhắn spam, quảng cáo dày đặc,..che mất những email công việc quan trọng.
Email không thể phát ra lời nói hoặc bộc lộ cảm xúc do đó dễ xảy ra việc hiểu lầm không đáng có.
Có giới hạn dung lượng lưu trữ nhất định
Hướng dẫn đăng ký Email bằng tài khoản Gmail
Bước 1: Bạn vào ứng dụng Gmail, chọn biểu tượng Avatar, tại đây bạn bấm chọn Thêm tài khoản khác.
Bước 2: Bạn chọn Tạo tài khoản, chọn Tiếp theo, chọn Dành cho mục đích cá nhân và nhấn Tiếp theo nếu muốn tạo Email cá nhân.
Bước 3: Bạn nhập Họ và Tên, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 4: Bạn nhập Ngày, Tháng, Năm và Giới tính, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 5: Bạn chọn địa chỉ Gmail của bạn. Bạn có thể chọn những địa chỉ được đề xuất, hoặc chọn Tạo một địa chỉ Gmail để tạo theo ý mình. Sau đó bạn chọn Tiếp theo.
Bước 6: Bạn tạo mật khẩu cho tài khoản và chọn Tiếp theo.
Bước 7: Bạn nhập số điện thoại và chọn Tôi đồng ý.
Bước 8: Bạn có thể đọc qua về quyền riêng tư và các điều khoản, nếu đồng ý thì chọn Tôi đồng ý để hoàn thành quá trình tạo tài khoản.
Bước 1: Bạn tạo tài khoản theo đường link này.
Bước 2: Bạn nhập Họ và Tên, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 3: Bạn nhập các thông tin cơ bản, sau đó chọn Tiếp theo.
Bước 4: Bạn tạo địa chỉ Email rồi chọn Tiếp theo.
Bước 5: Bạn tạo mật khẩu cho tài khoản và chọn Tiếp theo.
Bước 6: Bạn nhập số điện thoại để nhận mã xác minh. Sau đó bạn chọn Tiếp theo.
Bước 7: Bạn nhập mã được gửi qua số điện thoại. Sau đó bạn chọn Tiếp theo.
Bước 8: Bạn có thể thêm một địa chỉ Email khác để khôi phục tài khoản này khi tài khoản có hoạt động bất thường. Hoặc bạn cũng có thể chọn qua. Nếu sau này bạn muốn thêm vào thì có thể vào phần cài đặt để thêm.
Bước 9: Bạn thêm số điện thoại cho tài khoản, hoặc bạn có thể chọn bỏ qua.
Bước 10: Bạn xem lại thông tin tài khoản, nếu đã đúng hết bạn chọn Tiếp theo.
Bước 11: Bạn xem qua các quyền riêng tư và điều khoản, nếu đồng ý bạn chọn Tôi đồng ý để hoàn thành việc tạo tài khoản.
Các loại email phổ biến hiện nay
Là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, có đuôi email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ như @yahoo.vn, @gmail.com,… Trong lĩnh vực kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng email cá nhân để thực hiện công việc, dữ liệu và thông tin của công ty sẽ nằm trong email này, và công ty sẽ không có khả năng quản lý. Đặc biệt, khi nhân viên nghỉ việc, có thể dẫn đến việc mất mát thông tin và các dữ liệu này.
Là tài khoản có đuôi email liên quan đến tên miền của doanh nghiệp. Công ty cung cấp email này cho mỗi nhân viên để sử dụng trong các giao tiếp công việc, như gửi thư cho khách hàng, đối tác,… Nếu nhân viên nghỉ việc, công ty có khả năng thu hồi email và đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin vẫn được lưu trữ an toàn.
Là một công cụ trong lĩnh vực tiếp thị, được sử dụng để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ qua email. Phương tiện này rất hiệu quả trong các chiến dịch quảng bá, chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng có cơ hội tiếp cận gần hơn với thương hiệu.
Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Nếu có tệp đính kèm, đặt chúng ở cuối email và đảm bảo đặt tên tệp đính sao cho dễ hiểu và tương ứng với tiêu đề của email. Điều này giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm và xem nội dung.
Chữ ký email thể hiện danh tính và chuyên nghiệp của bạn. Cài đặt chữ ký với thông tin như lời cảm ơn, họ và tên đầy đủ, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ email, và các phương thức liên hệ khác như: Facebook, Zalo, Skype…
